Business Support Assistant SC L4 /Logistics-Billing (for nationals)

Posted in

PAM

Job Type

Full Time

Location

Djibouti

Description :

CONTEXTE ORGANISATIONNELCes

emplois se trouvent dans les bureaux du pays (Cos), Bureaux régionaux (RBs) et Siège (HQ), les titulaires d’emploi peuvent soit exécuter des fonctions de soutien administratif dans le « front office », rendre compte au « Business Support Associate » ou fournir une assistance administratif au reste de l’équipe sous la hiérarchie du Chef de l’unité, Chef, ou la personne désignée. Dans les cas où les postes prennent en charge un flux d’activité spécifique, la ligne hiérarchique peut être le Chef d’unité, Chef ou la personne désignée.A ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minime Les titulaires doivent être en mesure de produire un travail organisé et précis, d’entreprendre des activités spécifiques de « Business support », ils peuvent offrir des conseils sur les pratiques standard pour le personnel subalterne dans leur domaine de travail

OBJECTIF DE L’EMPLOI

Fournir assistance dans le cadre des procédures standard pour un domaine professionnel spécifique de travail, pour faciliter une prestation de service efficace

TACHES PRINCIPALES ( non exhaustif)

  • Aider et rassembler autant d’informations sur les délais de facturation pour s’assurer que les intérêts du PAM sont pleinement couverts et partagent l’information avec les unités nécessaires / concernées.
  • Assurer la vérification et le traitement en temps opportun des factures.
  • Maintenir la base de données de suivi des factures et veiller à ce qu’elle soit mise à jour en temps opportun.
  • Demander aux bureaux de pays de fournir des fonds à l’avance concernant les expéditions conformément à la conformité comptable du PAM. S’assurer que les fonds sont enregistrés et mis à jour dans le système du PAM avant la réception des factures.
  • Informer directement le surveillant direct des pertes et dommages et de la collecte de l’appui documentaire de ces endommages pour être envoyé au service juridique au Siège. Aide aux interventions en cas de cargaison endommagée et arrangements pour les inspections adéquates, l’échantillonnage, les essais et le règlement final des cargaisons contestées.
  • Aider à la formation du personnel, en veillant notamment à ce que le personnel de soutien reçoive une formation adéquate, soit une formation croisée et identifie les besoins de formation supplémentaires pour atteindre des normes de travail élevées.
  • Maintenir les données sur les coûts et les tarifs contractuels applicables au port, aux services d’expédition et aux services de transport. S’assurer que les factures sont correctement effacées avant la soumission pour le paiement et conserver la base de données de facturation pertinente correctement gérée
  • Aider la comptabilité, à faire rapport sur les produits alimentaires et non alimentaires et à assurer le bon fonctionnement des systèmes de contrôle interne et à maintenir tous les dossiers pertinents
  • Maintenir les données sur les coûts et les tarifs contractuels applicables au port, aux services d’expédition et aux services de transport. S’assurer que les factures sont correctement effacées avant la soumission pour le paiement et conserver la base de données de facturation pertinente correctement gérée
  • S’acquitter d’autres tâches au besoin.

QUALIFICATION STANDARD MINIMUM

  • Education : avoir compléter les études secondaires;
  • Expérience : 4 ans d’expérience minimum de responsabilité progressive professionnelle dans le domaine relatif au secteur en question avec une expérience général dans le domaine administratif et secrétariat.
  • Connaissances et compétences :
  • Compétence en matière d’utilisation des équipements de bureau et logiciels tels que Microsoft Word,
  • Connaissance du travail de routine et méthodes afin d’appliquer les procedures avec un minimum de supervision
  • Savoir faire preuve de tact et de courtoisie en communiquant ou recevant des informations avec différents types d’individus,
  • Aptitude à identifier des erreurs et résoudre les problèmes qui requièrent de l’attention,
  • Aptitude à proposer des orientations ou des formations sur le lieu de travail a des membres du personnel de grade identique ou subaltern

4. Aptitude linguistiques : Tres bonne maitrise de la langue francaise, a l ecrit comme a l oral, l’anglais est un atout

TERMS AND CONDITIONST

ype de contrat : Service Contrat

Duree de contrat : 1 an

Grade du poste : L4, equivalent a G4

How to apply :

https://career012.successfactors.eu/career?career_ns=job_listing&company=C0000168410P&navBarLevel=JOB_SEARCH&rcm_site_locale=en_GB&career_job_req_id=53129

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